Top 5 benefitów pracowniczych, które nie podlegają składkom ZUS

Z tego artykułu dowiesz się...

• jakie świadczenia z ZFŚS są zwolnione ze składek i na jakich zasadach;
• jak działa limit 450 zł miesięcznie na posiłki i karty lunchowe;
• kiedy możesz wypłacić świadczenie urlopowe bez ZUS;
• jak ustalić bezpieczny ryczałt za pracę zdalną;
• kiedy zwrot kosztów używania auta prywatnego nie powoduje składek;
• jak wdrożyć proces i nie popełnić typowych błędów.

Jakie świadczenia z ZFŚS są zwolnione ze składek?

Świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą pozostawać poza składkami ZUS, o ile są przyznane zgodnie z ustawą o ZFŚS, czyli mają charakter socjalny i są zróżnicowane według sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Zasady przyznawania muszą wynikać z regulaminu ZFŚS, a ich zastosowanie – z dokumentacji (np. oświadczeń).

Przykłady świadczeń z ZFŚS, które – przy spełnieniu kryteriów socjalnych i właściwej dokumentacji – nie wchodzą do podstawy wymiaru składek ZUS:

• dopłaty do wypoczynku, w tym „wczasy pod gruszą”;
• bilety do kina, teatru, muzeum oraz karnety rekreacyjne;
• paczki świąteczne, upominki okolicznościowe i nagrody rzeczowe;
• karty przedpłacone i eKody finansowane z ZFŚS;
• dopłaty do żłobka, przedszkola i kolonii dla dzieci.

Pamiętaj: równe kwoty dla wszystkich co do zasady wykluczają socjalny charakter świadczenia. W regulaminie opisz progi i sposób weryfikacji sytuacji pracownika, a przyznanie potwierdzaj w aktach.

Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Świadczenia finansowane z ZFŚS co do zasady nie podlegają składkom ZUS, jeśli są przyznawane według kryterium socjalnego. Oznacza to, że wysokość wsparcia zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Zwolnienie dotyczy świadczeń pieniężnych i rzeczowych do określonych limitów. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie zasad ich przyznawania.

Składki pracodawcy na PPK lub PPE

Wpłaty finansowane przez pracodawcę na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) lub Pracownicze Programy Emerytalne (PPE) nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS. Traktuje się je jako długoterminowe oszczędzanie na przyszłość pracownika. Zwolnienie dotyczy wyłącznie części finansowanej przez pracodawcę. Warunkiem jest spełnienie wymogów ustawowych dla danego programu.

Obowiązkowe świadczenia BHP i profilaktyka zdrowotna

Świadczenia wynikające z przepisów BHP nie podlegają składkom ZUS. Obejmuje to m.in. badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz szkolenia BHP. Ich celem jest zapewnienie bezpiecznych warunków pracy, a nie dodatkowe wynagrodzenie. Z tego powodu są wyłączone z oskładkowania.

Okulary lub soczewki korekcyjne do pracy przy komputerze

Dofinansowanie okularów lub soczewek korekcyjnych, gdy wynika z zaleceń lekarza medycyny pracy, nie podlega składkom ZUS. Dotyczy to pracowników wykonujących pracę przy monitorze ekranowym. Świadczenie musi mieć związek z obowiązkami służbowymi. Ważne jest zachowanie dokumentacji medycznej i regulaminowej.

Szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe

Szkolenia finansowane przez pracodawcę, które są związane z wykonywaną pracą lub potrzebami stanowiska, nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS. Dotyczy to zarówno kursów zawodowych, jak i studiów podyplomowych. Warunkiem jest realny związek z zakresem obowiązków pracownika. Świadczenie nie może mieć charakteru prywatnego lub rekreacyjnego.

Jak działa limit 450 zł na posiłki i karty lunchowe?

Możesz finansować posiłki pracownikom z bieżących środków firmy i nie naliczać składek ZUS do 450 zł miesięcznie na osobę. Warunki zwolnienia są kluczowe:

• świadczenie nie może być wypłacone w gotówce ani w formie ekwiwalentu pieniężnego;
• środki muszą być przeznaczone na posiłki i napoje bezalkoholowe (np. karta lunchowa, bony żywieniowe, kantyna, aplikacja);
• ewidencja i regulamin powinny jasno wskazywać przeznaczenie świadczenia.

Wydatki ponad 450 zł miesięcznie na osobę zwiększają podstawę wymiaru składek tylko w części przekraczającej limit.

Czym jest świadczenie urlopowe i kiedy nie płacisz ZUS?

Świadczenie urlopowe wypłacisz w firmie, która nie tworzy ZFŚS. Jego wysokość nie może przekroczyć równowartości odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku, proporcjonalnie do etatu. Wypłaca się je raz w roku, przy urlopie trwającym co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy spełnieniu tych zasad świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.

W praktyce potrzebujesz zapisu o świadczeniu urlopowym w regulaminie wynagradzania. Wypłata powinna nastąpić przed rozpoczęciem urlopu lub w jego trakcie. Kwotę ustal według wymiaru etatu i aktualnego odpisu podstawowego. Dokumenty i terminy trzymaj w teczce kadrowej.

Jakie korzyści widzisz w budżecie HR? Świadczenie urlopowe jest przewidywalne i łatwe w obsłudze. Nie wymaga kryteriów socjalnych ani indywidualnej oceny. Pracownicy doceniają gotówkowe wsparcie na odpoczynek. Dla firmy to bezpieczna forma świadczenia bez składek.

Czy ryczałt za pracę zdalną to benefit bez ZUS?

Ryczałt za pracę zdalną oraz zwrot kosztów energii elektrycznej, internetu i eksploatacji sprzętu nie podlegają składkom ZUS, jeśli odpowiadają rzeczywistym wydatkom i wynikają z porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu wylicz na podstawie normatywnego zużycia i stawek właściwych dla lokalizacji. Zbieraj oświadczenia pracowników o warunkach pracy zdalnej, aktualizuj kwoty, gdy zmieniają się ceny mediów lub model pracy.

Kiedy zwrot kosztów używania auta prywatnego jest bez składek?

Zwrot kosztów za używanie auta prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych jest wolny od składek ZUS, o ile mieści się w limitach określonych przepisami (stawki za kilometr i limity miesięczne) i jest właściwie udokumentowany. Możesz rozliczać się:

• na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówka),
• lub w formie ryczałtu miesięcznego.

Trzymaj się stawek i limitów ustalonych dla rodzaju pojazdu (samochód osobowy, motocykl, motorower) oraz pojemności skokowej silnika. Ewidencję prowadź rzetelnie, a ryczałt pomniejszaj proporcjonalnie za okresy nieobecności.

Jak rozliczać kilometry lub ryczałt w praktyce?

Przy ewidencji przebiegu wpisujesz datę, trasę, cel i liczbę kilometrów, a następnie mnożysz je przez obowiązującą stawkę za 1 km. Przy ryczałcie ustalasz miesięczny limit kilometrów i naliczasz kwotę według wzoru z przepisów wewnętrznych. Jeśli pracownik był nieobecny, pomniejszasz ryczałt proporcjonalnie. Wypłacone kwoty – w granicach przewidzianych limitów – nie stanowią podstawy wymiaru składek.

Jak wdrożyć te benefity krok po kroku?

Wdrożenie zacznij od przeglądu obecnych świadczeń i kosztów. Wybierz dwa–trzy priorytety, które najszybciej poprawią satysfakcję zespołu. Następnie przygotuj krótkie regulaminy i wzory dokumentów. Na końcu ogłoś zasady i rusz z pilotażem.

Najpierw zrób listę świadczeń i ustal budżet na osobę. Potem przetestuj rozwiązania na małej grupie:

• uruchom kartę lunchową z limitem 450 zł miesięcznie;
• odśwież regulamin ZFŚS i wprowadź jasne progi socjalne;
• dodaj świadczenie urlopowe dla firm bez ZFŚS;
• wylicz ryczałt za pracę zdalną i zbierz oświadczenia;
• wprowadź rozliczanie kilometrówki albo ryczałtu za jazdy lokalne.

Po pilotażu zbierz feedback i popraw zasady. Zadbaj o komunikację: FAQ, mail i krótkie szkolenie dla liderów. Ustaw kontrolę limitów w systemie kadrowo‑płacowym. Raz na kwartał sprawdzaj zgodność z regulaminami i koszt.

Jakie błędy najczęściej psują zwolnienia ze składek?

Najczęściej pojawia się brak kryteriów socjalnych w ZFŚS i równe kwoty dla wszystkich. Kłopotem bywa też finansowanie „posiłków” przelewem gotówkowym zamiast kartą, bonem lub innym bezgotówkowym narzędziem. Ryczałt za pracę zdalną bywa ustalony „z sufitu”, bez kalkulacji. Zdarza się także brak dokumentacji przy rozliczaniu kilometrówki.

Jak tego uniknąć? Przy ZFŚS trzymaj się zasady: im gorsza sytuacja, tym wyższe świadczenie. Posiłki finansuj bezgotówkowo i pilnuj limitu 450 zł miesięcznie na osobę. Przy pracy zdalnej przygotuj kalkulator kosztów i podpisz oświadczenia. Kilometrówkę oprzyj o ewidencję lub poprawnie wyliczony ryczałt w granicach stawek.

Czy warto łączyć ZFŚS z budżetem wynagrodzeń?

Tak, bo zyskujesz elastyczność i bezpieczeństwo składkowe. Część świadczeń o charakterze socjalnym przesuń do ZFŚS. Posiłki finansuj z budżetu płac z limitem 450 zł – to prosty, powtarzalny proces. Ryczałt za pracę zdalną rozlicz osobno, na podstawie regulaminu i oświadczeń. Taki miks trzyma koszty w ryzach i jest czytelny dla zespołu.

Jak odpowiedzialnie budować politykę benefitową bez ZUS?

Postaw na prostotę zasad, transparentną komunikację i regularne przeglądy. Wybieraj świadczenia, które faktycznie wspierają dobrostan i codzienność pracownika. Ustal limity i terminy tak, by kadry i finanse łatwo je obsługiwały. Włącz partnera benefitowego, który zapewni karty lunchowe, eKody i narzędzia do kontroli budżetu.

Najczęściej zadawane pytania o benefity bez składek ZUS

Poniżej znajdziesz szybkie odpowiedzi na pytania, które pojawiają się przy wdrożeniach. To praktyczne wskazówki dla HR, kadr i finansów. Skorzystaj z nich przy planowaniu budżetu i regulaminów.

1. Czy voucher z ZFŚS jest bez składek ZUS?

Tak, jeśli jest w całości finansowany z ZFŚS i ma charakter socjalny (różnicowanie według sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej). Zasady określ w regulaminie i potwierdź je w dokumentacji. Pamiętaj, że podatkowo zasady dla bonów/voucherów mogą być inne niż dla świadczeń rzeczowych.

2. Czy pakiet medyczny dla pracownika jest bez ZUS?

Co do zasady dodatkowa opieka medyczna finansowana z bieżących środków firmy stanowi podstawę wymiaru składek. Wyjątkiem są świadczenia medyczne wymagane przepisami (np. badania wstępne, okresowe i kontrolne), które nie wchodzą do podstawy. Jeśli chcesz ograniczyć koszty, rozważ finansowanie elementów socjalnych z ZFŚS – z zachowaniem kryteriów socjalnych.

3. Jak ustalić bezpieczny ryczałt za pracę zdalną?

Zbierz realne dane o zużyciu energii, internecie i eksploatacji sprzętu. Wylicz miesięczny koszt jednostkowy i dostosuj go do faktycznej liczby dni pracy zdalnej. Zapisz wzór kalkulacji w regulaminie i aktualizuj, gdy zmieniają się ceny lub model pracy. Pracownik składa oświadczenie o warunkach i korzystaniu z narzędzi.

4. Czy można połączyć kartę lunchową z ZFŚS?

Można, jeśli świadczenie z ZFŚS ma charakter socjalny (różnicowane kwoty, uzasadnienie sytuacją pracownika). Niesocjalne, równe dla wszystkich dofinansowanie posiłków finansuj z bieżących środków firmy, korzystając ze zwolnienia składkowego do 450 zł miesięcznie. Mieszanie źródeł finansowania w jednym miesiącu wymaga jasnych zasad i dobrej ewidencji.

5. Czy świadczenie urlopowe można wypłacić na koniec roku?

Nie. Warunkiem jest urlop wypoczynkowy trwający co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłatę zaplanuj przed urlopem lub w jego trakcie, zgodnie z regulaminem. Kwota nie może przekroczyć równowartości odpisu podstawowego, proporcjonalnie do etatu – to warunek zwolnienia ze składek ZUS.