Pluxee Lunch i inne benefity zwolnione z ZUS – ile naprawdę oszczędza firma?

Ile można zaoszczędzić na składkach ZUS na przykładach?

Załóżmy, że zwykle wypłacasz 300 zł brutto w gotówce jako dodatek. Do tej kwoty doliczasz ok. 20%–22% kosztów pracodawcy ze składek, więc realny koszt to około 360–366 zł. Jeśli te 300 zł przeniesiesz na Pluxee Lunch i spełnisz warunki zwolnienia, nie naliczasz składek ZUS. Płacisz więc 300 zł, a oszczędność to ok. 60–66 zł na osobę miesięcznie (przy założeniu 20%–22% kosztów składkowych pracodawcy).

Dla 10 osób to już ok. 600–660 zł miesięcznie i około 7 200–7 900 zł w skali roku. Dla 50 osób mówimy o ok. 3 000–3 300 zł miesięcznie i około 36 000–39 600 zł w skali roku. Warto pamiętać o wewnętrznym limicie na posiłki, który wpisujesz w regulaminie – porządkuje rozliczenia i trzyma koszty w ryzach.

Jeśli finansujesz 450 zł na osobę, oszczędność ze składek pracodawcy wyniesie ok. 90–99 zł miesięcznie na pracownika (przy założeniu 20%–22%). Dla zespołu 25 osób to ok. 2 250–2 475 zł co miesiąc i około 27 000–29 700 zł rocznie. Przy 100 osobach mówimy o ok. 9 000–9 900 zł miesięcznie, czyli blisko 108 000–118 800 zł rocznie. To czyste koszty składkowe, bez dodatkowych efektów, jak niższa rotacja czy wyższe zadowolenie zespołu.

Jakie inne benefity mogą być zwolnione z ZUS?

• Świadczenia finansowane z ZFŚS, pod warunkiem przyznawania ich według kryterium socjalnego (np. bony świąteczne, paczki, dofinansowanie wypoczynku, kultura i sport) – co do zasady nie stanowią podstawy wymiaru składek.
• Świadczenia BHP, napoje i posiłki profilaktyczne – są zwolnione z ZUS, gdy wynikają z przepisów.
• Diety i ryczałty z podróży służbowych – do wysokości określonych przepisami nie stanowią podstawy do naliczania składek.

Kiedy zwolnienie może nie zadziałać?

Zwolnienie nie działa, gdy świadczenie jest wypłacane w gotówce zamiast w formie rzeczowej lub bezgotówkowej (np. karta/voucher). Problem pojawia się też, jeśli instrument żywieniowy pozwala na zakupy inne niż posiłki i napoje bezalkoholowe lub umożliwia wypłatę gotówki. Ryzyko rośnie, kiedy regulamin nie opisuje zasad albo firma nie prowadzi ewidencji.

Warto sprawdzić również źródło finansowania. Świadczenia z ZFŚS wymagają kryterium socjalnego. Stała, równa kwota dla wszystkich z ZFŚS bez kryteriów może podważyć zwolnienie.

Co z podatkiem PIT przy benefitach?

Podatek PIT to inna historia niż ZUS. Część świadczeń ma własne limity podatkowe, a niektóre są opodatkowane. W przypadku posiłków finansowanych przez pracodawcę istnieje miesięczny limit zwolnienia z PIT – do 450 zł miesięcznie, o ile świadczenie jest przekazywane w formie bonów, kuponów, kart przedpłaconych lub podobnych instrumentów, nie podlega wymianie na gotówkę i służy opłacaniu posiłków i napojów bezalkoholowych. 

Nadwyżka ponad 450 zł jest co do zasady opodatkowana. Posiłki profilaktyczne wynikające z przepisów BHP korzystają z odrębnych zwolnień. Warto mieć spójne podejście kadr i księgowości oraz jasno opisane limity w regulaminie.

Jak zaplanować budżet benefitów bez ZUS?

Najpierw ustal cel: retencja, rekrutacja czy wsparcie dobrostanu. Potem policz miesięczny limit na osobę i skalę dla zespołu. Pamiętaj o porównaniu kosztu gotówki z kosztem świadczenia bez składek. Na koniec zapisz zasady w regulaminie i przygotuj komunikację do pracowników.

Zanim podejmiesz decyzję, przygotuj krótki plan działania i listę kontrolną. Oto prosty szkic, który ułatwi start:

• ustal limit na posiłki, np. 300–450 zł miesięcznie (pamiętając, że do 450 zł miesięcznie można korzystać ze zwolnienia z PIT przy spełnieniu warunków);
• wybierz formę: karta fizyczna, e-karta lub miks;
• opisz zasady w regulaminie świadczeń i ZFŚS, jeśli korzystasz z funduszu;
• przygotuj ewidencję i obieg dokumentów w księgowości;
• zaplanuj komunikację do zespołu i termin zasilenia;
• ustaw monitoring budżetu i krótkie podsumowanie co miesiąc.

Po ułożeniu tej listy, wdrożenie idzie szybko. Zespół wie, na co może liczyć, a Ty masz przewidywalny koszt. Po pierwszym miesiącu sprawdź wykorzystanie i zapytaj o feedback. Na tej podstawie dopasujesz limit lub formę karty.

Jak wprowadzić Pluxee Lunch krok po kroku?

Wybierz wariant karty i sposób zasileń. Podpisz umowę i zaimportuj listę pracowników. Ustal termin zasileń i limity. Skonfiguruj panel administracyjny, przetestuj jedną kartę i wystartuj z komunikacją do zespołu.

Po uruchomieniu zobaczysz raporty i koszty w panelu. Możesz korygować limity, dodawać lub usuwać pracowników. Warto dodać krótkie Q&A dla zespołu – pracownicy szybciej wejdą w nawyk korzystania z karty.

Czy w małej firmie to ma sens?

Tak, bo to porządkuje wydatki i ogranicza składki nawet przy kilku osobach. Przykład: przy 8 pracownikach i 300 zł miesięcznie oszczędzasz około 480–528 zł na samych składkach (przy założeniu 20%–22%). Do tego dochodzi prostsze rozliczenie niż zwroty paragonów – karta jest wygodniejsza niż rozliczanie drobnych wydatków służbowych.

Co zapamiętać przed wdrożeniem benefitów?

Zacznij od limitu na posiłki i zapisu w regulaminie. Wybierz formę bezgotówkową, która ogranicza płatności do punktów gastronomicznych. Ustal proste zasady ewidencji i trzymaj się ich co miesiąc. Na koniec policz różnicę między gotówką a kartą i podejmij decyzję na liczbach.

Najczęściej zadawane pytania o benefity zwolnione z ZUS

Poniżej znajdziesz krótkie odpowiedzi, które ułatwią decyzję. Dotyczą limitów, rozliczeń i praktyki wdrożeniowej. Zapisz najważniejsze punkty w swoim regulaminie i udostępnij je zespołowi.

1. Jak ustalić limit miesięczny na posiłki?

Ustal kwotę tak, aby była realna do wykorzystania i pasowała do budżetu. Często firmy wybierają 300–450 zł na osobę miesięcznie. Wpisz limit w regulaminie i stosuj go konsekwentnie. Jeśli chcesz skorzystać ze zwolnienia z PIT, pamiętaj o warunku do 450 zł miesięcznie i formie bezgotówkowej.

2. Czy mogę łączyć Pluxee Lunch z ZFŚS?

Tak. Możesz finansować część świadczeń ze środków obrotowych, a inne z ZFŚS. Pamiętaj, że świadczenia z ZFŚS przyznajesz według kryterium socjalnego i rozdzielasz je w dokumentach oraz w komunikacji. To ułatwi rozliczenia ZUS i podatków.

3. Co jeśli pracownik nie wykorzysta środków w miesiącu?

Zasady zależą od ustawień programu benefitowego. Najczęściej niewykorzystane środki pozostają na karcie do użycia w kolejnych miesiącach zgodnie z regulaminem. Opisz to w swoim regulaminie, aby uniknąć wątpliwości i przyspieszyć zamknięcie miesiąca.

4. Czy karta żywieniowa działa w dostawie jedzenia?

Tak, w wybranych serwisach i aplikacjach do zamawiania jedzenia oraz u partnerów online, a także w punktach stacjonarnych. Dokładną listę akceptacji sprawdzisz w swoim panelu Pluxee i w komunikacji dla użytkowników.

5. Czy benefit bez ZUS opłaca się przy wysokich pensjach?

Tak. Oszczędność liczysz od każdej złotówki przekierowanej z gotówki na świadczenie spełniające warunki zwolnienia. Składki pracodawcy na wynagrodzenia wynoszą zwykle ok. 20%–22% kosztu gotówki, więc efekt jest stały. Przy dużych zespołach skala robi wyraźną różnicę.