Dofinansowanie posiłków a składki ZUS. Jak bezpiecznie skorzystać ze zwolnienia?

5 min czytania

2 Listopad 2026

Pracownicy nie wykorzystują benefitów od pracodawcy, a 40% z nich jako powód wskazuje niedopasowanie do realnych potrzeb*. Wśród innych powodów pojawiają się także: brak czasu, niska jakość świadczeń oraz ich skomplikowana forma. A gdyby tak postawić na benefit odpowiadający na codzienną potrzebę każdego pracownika: jedzenie? Karta żywieniowa to nie tylko praktyczne i uniwersalne rozwiązanie wspierające pracowników w finansowaniu posiłków, ale także realna korzyść dla pracodawcy dzięki możliwości skorzystania z ulgi ZUS.

Obejrzyj nagranie z webinaru nagranie z webinaru HRonAIR i dowiedz się:

jakie warunki musisz spełnić, aby móc skorzystać z ulgi ZUS na karty żywieniowe;
jak wygląda aktualna linia interpretacyjna ZUS i kiedy warto wystąpić o interpretację indywidualną,
co powinna zawierać dokumentacja regulująca wykorzystanie kart żywieniowych;

Oglądam nagranie

Karta żywieniowa = oszczędność na posiłkach

Aż 36% Polaków przyznaje, że często je w pośpiechu to, co ma akurat pod ręką. Jednocześnie dla 61% Polaków zdrowe odżywianie to jeden z priorytetów w trosce o zdrowie**. To pokazuje, jak ważne są rozwiązania, które ułatwiają dostęp do gotowych posiłków i wspierają codzienne nawyki żywieniowe.

Tym bardziej, że 31% osób nie korzysta aktywnie z benefitów dostępnych w firmie***, a 53% pracowników wolałoby kartę żywieniową o wartości 450 zł niż podwyżkę brutto o tę samą kwotę. Dodatkową zaletą jest swoboda korzystania z karty w placówkach gastronomicznych i handlowych na zakup gotowych posiłków.

– Przepisy wyraźnie dopuszczają możliwość korzystania z wyłączenia z oskładkowania kosztów poniesionych na dofinansowanie posiłków dla pracowników w przypadku udostępniania pracownikom kart przedpłaconych nawet wtedy, gdy te są wykorzystywane na zakup posiłków nie tylko w placówkach gastronomicznych, ale również w placówkach handlowych. Te zaś oferują bardzo szeroki asortyment w kategorii gotowych posiłków – podkreśla Sandra Szybak-Bizacka, radca prawny i partner w PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz.

450 zł ulgi w ZUS dla każdego pracownika

Swoboda wyboru posiłków w szerokiej sieci partnerów zwiększa atrakcyjność benefitu i pozytywnie wpływa na employer branding Twojej organizacji. Oprócz korzyści wizerunkowej karta żywnościowa dla pracowników może się po prostu firmie opłacić. Zgodnie z obowiązującymi przepisami (§ 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.) dofinansowanie posiłków za pomocą kart żywieniowych w kwocie do 450 zł miesięcznie na pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS. Ile może zaoszczędzić pracodawca? Już nawet przy 50-osobowym zespole oszczędność składki ZUS w skali roku wyniesie ponad 55 tys. zł. W przypadku 300-osobowego zespołu oszczędności wzrastają do kwoty niemal 332 tys. zł, a karty żywieniowe dla 1500 pracowników to oszczędność na poziomie ponad 1,65 mln. zł. rocznie.

– Warto podkreślić, że uldze na ZUS podlega wyłącznie kwota do 450 zł na jednego pracownika. Jeżeli pracodawca doładuje karty pracowników większą sumą, to nadwyżka ponad 450 zł podlega już oskładkowaniu – zaznacza Sandra Szybak-Bizacka.

Trzeba jednak pamiętać, że chociaż wydatki na kartę żywieniową są zwolnione z ZUS, to podlegają opodatkowaniu, a odprowadzenie należnego podatku jest obowiązkiem pracodawcy.

Ulga w ZUS na kartę żywieniową – warunki

Aby korzystanie z ulgi ZUS było bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami wdrożenia karty żywieniowej nie może ograniczać się jedynie do zakupu przez pracodawcę i wręczenie go pracownikom. Równie ważne jest opracowanie i wdrożenie dokumentacji jasno regulującej zasady jego przyznawania oraz wykorzystywania.

– Poza tym sam ten benefit musi podlegać licznym ograniczeniom w zakresie produktowym, co oznacza zobowiązanie do zakupu tylko i wyłącznie określonych produktów. Pracownicy muszą złożyć oświadczenia o zapoznaniu się i przyjęciu tych praktyk, natomiast na pracodawcy spoczywa również obowiązek nadzoru w tym zakresie – wyjaśnia Mariusz Giezek, In house Lawyer w Pluxee Polska. – Kontrola pracodawcy, nawet wyrywkowa, mówiąca o tym, że nie może pozostawić po wdrożeniu benefitu samemu sobie, jest bardzo istotna dla ZUS.

O co powinien zadbać pracodawca, aby bezpiecznie korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS? W prowadzonej dokumentacji powinno znaleźć się m.in.:

Opracowanie i wdrożenie regulaminu pracodawcy dotyczącego korzystania z kart żywieniowych
Regulamin kart żywieniowych przygotowany przez wydawcę
akceptacja obu regulaminów poprzez podpisanie oświadczenia, w którym pracownik potwierdza, że zapoznał się z dokumentami i zobowiązuje się ich przestrzegania;
Weryfikacja zapisów umowy z dostawcą kart w zakresie m.in. ograniczenia sieci akceptacji do placówek gastronomicznych oraz partnerskich sklepów spożywczych, z którymi dostawca zawarł umowę,
brak możliwości otrzymania ekwiwalentu pieniężnego, czyli brak możliwości wypłaty środków w bankomacie;

Jak stosować zasady korzystania z kart żywnościowych w praktyce?

To, przed czym przestrzegają specjaliści w kontekście wdrażania kart żywnościowych, to brak zastosowania w praktyce wypracowanych zasad i założeń. Posiadanie dokumentacji określającej zasady korzystania z kart bez jej rzeczywistego przestrzegania nie będzie dla ZUS podstawą do skorzystania przez pracodawcę z ulgi.

– Najbardziej niebezpieczne, bo dające złudne poczucie bezpieczeństwa, jest wprowadzenie regulaminów, zapomnienie o oświadczeniach i nie zweryfikowanie stosowania przyjętych postanowień. Ich zapisy muszą znaleźć odzwierciedlenie w praktyce, np. sposobie wykorzystywania środków z karty przez pracowników, aktualizacji oświadczeń w przypadku rotacji zespołu czy wyrywkowej kontroli pracodawcy – zaznacza Mariusz Giezek.

Warto też zadbać o to, aby pracownicy orientowali się w postanowieniach regulaminu, który podpisują. Ułatwi to edukacja zespołu, w której podkreślisz podstawowe zasady:

rodzaj produktów, które mogą być zakupione z wykorzystaniem karty;
brak możliwości wymiany środków z karty na gotówkę oraz wypłat z bankomatu;
konieczność wykorzystania całej kwoty 450 zł w ciągu miesiąca;
konsekwencje z powodu wykorzystania karty przez pracownika niezgodnie z regulaminem.

Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zasady wykorzystania kart żywnościowych przez pracowników, jak też działania wspierające ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem. Ważną kwestią są również sankcje – np. zawieszenie benefitów na określony czas – w przypadku uchybień.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Jaki jest limit zwolnienia z ZUS dla karty Pluxee Lunch?

Ze zwolnienia ze składek ZUS można skorzystać w przypadku dofinansowania posiłków do wysokości 450 zł miesięcznie na pracownika. Oznacza to, że wydatki na kartę żywieniową Pluxee Lunch do tej kwoty nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS.