Jak prawidłowo rozliczyć program lojalnościowy

Przeprowadzenie programu lojalnościowego to wieloaspektowe przedsięwzięcie, na które składa się m.in. zaplanowanie jego mechaniki, stworzenie zgodnego z prawem regulaminu, budowa katalogu nagród, ich logistyka, komunikacja z uczestnikami aż po jego ostateczne rozliczenie, które przysparza firmom wielu problemów. Dlatego wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy zewnętrznego eksperta, który nie tylko pomoże w codziennej koordynacji działań, dopilnuje kwestii prawnych, ale zaprogramuje kalkulator zwrotu z inwestycji, a na koniec właściwe cały projekt podsumuje finansowo.

Najważniejszą i często najbardziej złożoną kwestią dotyczącą rozliczenia jest odpowiednia interpretacja tego, co może zostać objęte fakturą VAT. Na przestrzeni ostatnich lat interpretacje tej kwestii znacznie się zmieniały. Powszechną praktyką było rozliczanie całości programu na fakturze za „usługę marketingową”. Obecnie jednak odchodzi się już od tego rozwiązania. Bezpieczną i zgodną z prawem metodą jest fakturowanie wdrożenia i obsługi programu. Resztę rozliczenia (za punkty przyznane w programie) reguluje się za pomocą noty obciążeniowej, która nie jest objęta podatkiem VAT.

W Pluxee (wcześniej Sodexo) obowiązują dwa podstawowe modele rozliczania programów lojalnościowych: voucherowy oraz z udostępnieniem platformy. Podstawowa różnica polega na tym kto jest organizatorem. W modelu voucherowym organizatorem jest Pluxee, a w modelu z udostępnianiem – klient. 

Model voucherowy 

Model voucherowy przypomina rozliczanie kuponów Pluxee Nagroda (wcześniej kupon premiowy Sodexo). Dla przykładu: Jeśli firma kupi od kupon Pluxee Nagroda o wartości 100 zł, to na tę kwotę otrzyma notę obciążeniową, a za dodatkowe koszty, które poniesie jak np. prowizja, konfekcjonowanie, koszty wysyłki itp. – fakturę VAT. Jak będzie wyglądała realizacja takiego kuponu przez uczestnika? Wybierze w sklepie interesujący go towar o wartości 100 zł brutto (np. czajnik elektryczny obciążony 23% stawką VAT) i płacąc za ten zakup w kasie kuponem otrzyma paragon, na którym będzie kwota netto 81,30 zł + 18,70 zł podatku VAT, czyli 100 zł brutto. 

Podobnie wygląda zakup nagród za punkty w programie lojalnościowym. Za wykonane w programie zadania uczestnik otrzymuje punkty, które gromadzi na swoim indywidualnym koncie. Przyjmijmy, że zdobył punkty o wartości 100 zł. Aby móc z nich skorzystać, klient zlecający organizację tego programu musi wcześniej zapłacić za nie Pluxee (kupić punkty o wartości 100 zł). Następnie uczestnik wybiera nagrodę z udostępnionego mu katalogu (czyli robi zakupy w swoistym „e-sklepie”) i „kupuje” ją za zdobyte punkty. Zatem w modelu voucherowym wszystkie punkty zdobyte przez uczestników w programie rozliczane są w formie noty, a nagrody w katalogu są już obciążone odpowiednią stawką VAT. 

Ponieważ konieczne jest udokumentowanie transakcji w odpowiedni sposób – czyli wystawienie osobie zamawiającej nagrodę (robiącej „zakupy” za punkty w „e-sklepie” Pluxee) paragonu lub faktury VAT, Pluxee drukuje paragon, a uczestnik pobiera fakturę w formie elektronicznej. 

Model z udostępnieniem 

W przypadku kiedy organizatorem programu jest klient, a Pluxee udostępnia swój system w postaci platformy z katalogiem nagród i prowadzi program (uruchamia zadania, nalicza punkty, komunikuje się z uczestnikami) na zlecenie klienta – mamy do czynienia z modelem z udostępnieniem. W modelu tym wszystko zależy od tego jaki rodzaj nagrody zamówi uczestnik. Jeśli zdecyduje się na kupon Pluxee Nagroda, to jego rozliczenie odbędzie się za pomocą noty – jak w modelu voucherowym. Jeżeli natomiast zamówi nagrody rzeczowe, to Pluxee uwzględni je na fakturze VAT i tam zostaną obciążone odpowiednią stawką podatku.

Oba modele rozliczenia różnią się również podmiotem wystawiającym fakturę za odebraną nagrodę. W modelu z udostępnieniem jest to klient – bo to on wydaje nagrodę (klient niejako prowadzi „sklep”, gdzie można za nagrody z katalogu płacić punktami), a w modelu voucherowym – Pluxee. 

Program lojalnościowy jest złożonym zagadnieniem, którego realizacja wybiega znacznie dalej poza samą kreację czy wybór mechaniki. Aby mieć pewność, że wszystkie podatkowe kwestie związane z prowadzeniem takiego przedsięwzięcia są zgodne z obecnie obowiązującym prawem, warto skorzystać z pomocy ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy pomogą dopilnować wszelkich formalności i na każdym etapie zapewnią odpowiedzi na wątpliwości organizatorów.