Bony podarunkowe – jak je rozliczyć?
22 Listopad 2023
Pracodawcy wręczają bony podarunkowe jako okolicznościowy prezent wielkanocny lub bożonarodzeniowy, czy też związany z jakimś ważnym wydarzeniem, jakie ma miejsce w życiu zawodowym, ale również prywatnym zatrudnionego. Wtedy pełnią one funkcję benefitów, będących podstawą wdrożonej w organizacji strategii motywowania.
Co ważne, bony wpływają na wzrost zaangażowania w realizację powierzonych zadań, mobilizują do zwiększonego wysiłku oraz wzmacniają lojalność i przywiązanie do miejsca pracy. Niekiedy bony o określonej wartości są nagrodą dla uczestników programów lojalnościowych, w innym przypadku stanowią formę okazywania wdzięczności partnerom biznesowym za pomyślnie układającą się współpracę. Jak je poprawnie rozliczać?
Czego dowiesz się z poniższego tekstu?
- Czym są bony podarunkowe?
- Dlaczego bony podarunkowe cieszą się tak dużą popularnością?
- Jak wygląda finansowanie bonów podarunkowych dla pracowników
- Bony podarunkowe a podatek – co warto wiedzieć?
- Kiedy nie ma obowiązku przekazania zaliczki na podatek dochodowy?
- Bony i karty podarunkowe a koszty firmyDlaczego bony podarunkowe to trafiony pomysł na prezent dla każdego pracownika?
Czym są bony podarunkowe?
Bony podarunkowe są doskonałą alternatywą dla prezentów w formie gotówki. Osoba, która otrzyma taki środek płatniczy, jest uprawniona do zakupu towarów lub opłacenia skorzystania z usług. Może to uczynić w konkretnie oznaczonym lub jednym ze wskazanych punktów akceptujących (internetowych lub stacjonarnych). Dodatkowym ograniczeniem jest kwota, na jaką opiewa bon podarunkowy oraz termin ważności, w którym należy go zrealizować.
Dlaczego bony podarunkowe cieszą się tak dużą popularnością?
Przede wszystkim jest to prezent skrojony na miarę XXI wieku, w którym liczy się elastyczność. Uniwersalne bony podarunkowe dla pracowników są często wykorzystywane jako zamiennik tradycyjnych prezentów, gdy nie wiadomo dokładnie, co ktoś chciałaby otrzymać lub kiedy chciałby skorzystać z danej usługi. Bony podarunkowe dają więc możliwość samodzielnego wyboru spośród wielu różnych opcji. Pracownicy pozytywnie postrzegają benefit, w ramach którego sami mogą zdecydować o sposobie oraz momencie jego realizacji. Mogą zaopatrzyć się w dokładnie to, czego w danej chwili potrzebują. Taki prezent jest zatem wsparciem dla domowego budżetu, co jest szczególnie mile widziane w okresie wielkanocnym, czy bożonarodzeniowym, kiedy to pojawiają się dodatkowe wydatki.
Finansowanie bonów podarunkowych dla pracowników
Jeśli pracodawca chce zainwestować w bony podarunkowe dla pracowników, musi wybrać sposób ich finansowania. Wybór ten przekłada się na sposób opodatkowania bonów. Warto mieć ten aspekt na uwadze, zadając sobie pytanie: bony podarunkowe – jak rozliczyć?
Standardowo ma możliwość skorzystania z dwóch odrębnych źródeł. Pierwsze z nich to środki obrotowe firmy, czyli bieżące zasoby (składniki) majątkowe zwane również aktywami, przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.
Drugą opcją jest finansowanie okolicznościowych prezentów w postaci bonów podarunkowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zobowiązane do jego utworzenia są zakłady pracy, które zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 osób. Ponadto obowiązkiem tym objęte są jednostki budżetowe i samorządowe bez względu na liczbę zatrudnionych osób.
Bony podarunkowe a podatek – co warto wiedzieć?
Jak wygląda naliczanie podatku, gdy bony podarunkowe są zakupione z bieżących środków obrotowych firmy? Znaczenie ma tutaj czas wręczenia takich upominków, ponieważ to właśnie w miesiącu przekazania bonów po stronie pracowników powstaje przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca, który właśnie z tego źródła sfinansuje zakup, jest zobligowany do doliczenia ich do wynagrodzenia i opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ponadto ma obowiązek oskładkować je składkami ZUS, analogicznie jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.
Trzeba tu skupić się na art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych [1], zgodnie z którym (brzmienie za Dz. U. z 2024 r. poz. 226, 232.):
„ przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w Zanaturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.
Kiedy nie ma obowiązku przekazania zaliczki na podatek dochodowy?
Co się dzieje, gdy bony podarunkowe są finansowane ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)? W tym przypadku znaczenie ma wartość prezentu, zatem należy skupić się na regulacjach zawartych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych [1], a dokładniej art. 21 ust. 1 pkt 67 tego aktu prawnego, zgodnie z którym:
„wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowych kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi”.
Bony i karty podarunkowe a koszty firmy
Poprawne wyjaśnienie wskazanej zależności jest możliwe po ustaleniu źródła finansowania bonów podarunkowych dla pracowników. Do rozważenia są dwie sytuacje. W pierwszym przypadku, gdy zakup świadczeń pozapłacowych nastąpił ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, profity te nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu firmy.
Druga możliwość zakłada, że bony podarunkowe zostaną zakupione ze środków bieżących firmy. I tutaj sprawa wygląda zupełnie inaczej, jeśli konkretny wydatek będzie mógł być uznany za tak zwany koszt firmowy (każdy przypadek należy więc starannie przeanalizować). Kryteria, jakie musi spełnić, aby tak się stało to przede wszystkim:
- przeznaczenie wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej (ma być związany z działalnością gospodarczą i pracownikami zatrudnionymi w danym przedsiębiorstwie);
- wydatkowanie celem osiągnięcia teraźniejszych, bądź przyszłych przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej;
- finansowanie celem zabezpieczenia teraźniejszych i przyszłych źródeł przychodów.
Ponadto konkretny wydatek nie może zawierać się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych (niestanowiących kosztów uzyskania przychodu), który znajduje się w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych [1]].
Bony podarunkowe – trafiony pomysł na prezent dla każdego pracownika
Szukasz uniwersalnego prezentu dla swoich pracowników? Chcesz znaleźć upominek, który w 100% wpisze się w ich gust, bez względu na płeć, wiek, styl życia, sytuację rodzinną, dotychczasowe przyzwyczajenia, pasje i zainteresowania, zajmowane stanowisko, czy branżę, w jakiej się działa? Zaprezentowane oczekiwania spełnią bony podarunkowe, których liczne zalety, bezpośrednio zachęcające do ich zakupu, zostały zaprezentowane powyżej. To wartościowy i praktyczny prezent, który zawsze zostanie ciepło przyjęty przez obdarowaną nim osobę.
📌 Bony podarunkowe – jak rozliczyć? Decydując się jako pracodawca na tego rodzaju inwestycję, pamiętaj również o przywołanej kwestii. Dzięki temu nie tylko osiągniesz zamierzony cel i usatysfakcjonujesz pracowników, odpowiadając na ich rzeczywiste potrzeby, ale jednocześnie zadbasz o dopełnienie wszelkich formalności, ważnych zwłaszcza z podatkowego punktu widzenia.
Źródło:[1] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf
